10 tips online boekhouden – voor wie?

Een site om in de gaten te houden: cloudtools.nl. Een zeer informatief blog geheel in het teken van online tools, frequent bijgehouden, dat ik op de voet volg. Vandaag stond in het teken van online boekhouden, dat zou moeten leiden tot “kostenbesparing, actuele informatie en efficiëntere processen”. Het artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Twinfield en omvat 10 tips “waar u aan moet denken en wat u moet bespreken met uw accountant als u wilt overstappen naar online boekhouden”.

Nu ben ik een fervent én tevreden gebruiker van Twinfield en heb ik zelf het definitief doorbreken van Online Boekhouden van zeer nabij mogen beleven. Ik heb de genoemde 10 argumenten daarbij zelf ook vaak gebezigd. In één van de brochures die we in de begintijd uitgaven schetsten we een beeld van de ondernemer die, vakantie vierend, vanaf zijn strandstoel zag dat hij “in control” was. Alles werd voor ‘m gedaan. Op basis van mijn ervaring, de talloze gesprekken met ondernemers én accountants zijn enkele kanttekeningen bij de gegeven tips echter wel op hun plaats. De vraag is namelijk wie het meest behoefte heeft aan tips: de ondernemer of zijn accountant.

1. Bepaal de indicatoren op basis waarvan u wilt gaan meten

Hier gaat het – helaas – al mis. Als ondernemer wil je juist een adviseur die jouw business begrijpt en jou kan uitleggen welke indicatoren dat zijn. Veel ondernemers denken er (begrijpelijk) rechtlijnig over: groeiende omzet en voldoende geld op de bank om de rekeningen te kunnen betalen. Tja, daarvoor moet ik winst maken. Zoveel mogelijk. Dus moet de omzet omhoog en moeten mijn kosten omlaag. Mooie, fancy ogende en kleurige KPI-dashboards zijn aanlokkelijk, maar zijn echt alleen zinvol als de administratie bij is.

2. Schrijf uit waar u naar op zoek bent en wat u van de accountant verwacht

Wat je van een accountant verwacht kan zomaar eens verschillen van hetgeen je van een boekhouder verwacht. Administratiekantoren en accountants moeten misschien zelf ook eens aan de slag om duidelijk te maken wat ze allemaal voor ondernemers kunnen betekenen, zodat de ondernemer kan kiezen én kan bepalen of hij daarvoor wil betalen.

3. Zorg voor toegang tot actuele informatie

Het hebben van toegang tot informatie is één, het bij zijn ervan is een heel ander verhaal. Iemand moet iets doen om daar te komen. De ondernemer moet z’n spullen aanleveren, anders kan de accountant niets boeken. De accountant moet direct na ontvangst boeken, anders is de administratie niet bij. Dat iets online is, of het nu een CRM-systeem is of online boekhouden, wil niet zeggen dat informatie altijd actueel is.

4. Vraag hoe efficiënt de administratie wordt verwerkt

Efficiëntie is het resultaat van de meetbare hoeveelheid werk, zoals bijvoorbeeld het te verwerken aantal transacties, gedeeld door de tijd die de accountant én jijzelf daaraan samen kwijt (denken te) zijn. Uitbesteden kan goedkoper zijn. Zelf doen kost immers ook geld. Daarbij: een accountant die niet uit eigen beweging aangeeft dat standaardwerk op een andere manier wordt berekend (per transactie of per eenheid) dan advieswerk, is altijd duurder. Zie ook het volgende punt.

5. Vraag om dingen te laten zien en vraag naar de prijs

Een goede dienstverlener wacht niet tot er wordt gevraagd iets “te laten zien”, maar doet dat uit eigen beweging. Omdat dit simpelweg is afgesproken. Bijvoorbeeld dat er op dag x na afloop van een kwartaal wordt gerapporteerd. Online of offline. En dan de prijs: de prijs waarvan? Sec het standaardwerk, of de combinatie van standaardwerk en advies (en controle)? Mijn advies: vraag om een offerte waarin beiden separaat worden benoemd. Zoek je de allerlaagste prijs voor je administratie: wees extra kritisch op partijen die standaardwerk en advies aanbieden – zij denken namelijk vrijwel altijd in termen van uren x tarief. Zo zit hun business model in elkaar.

6. Zorg dat uzelf en uw accountant altijd en overal toegang hebben tot de meest actuele financiële stand van zaken

Dit geldt niet alleen voor de financiële administratie. Ondernemer en zijn adviseur(s) kunnen tegenwoordig eenvoudig online samenwerken, de tools zijn er. Niet alleen als het om de administratie gaat, maar ook rondom de personeels- en salarisadministratie en belangrijke documenten, zoals contracten en andere overeenkomsten. Niet alle online boekhoudpakketten bieden die opties.

7. Kijk of bepaalde eenvoudige boekhoudtaken in eigen beheer uit te voeren zijn en laat deze controleren op afstand door de accountant

Zie punt 4 en 5. Dit hangt volledig af van het kostenplaatje. Zelf doen kan meer kosten, bijvoorbeeld als het (deels) zelf voeren van de administratie je teveel afleidt van je kernactiviteit: ondernemen. Heb je de tijd, vind je het leuk om het zelf te doen en ben je bereid om je het (online) boekhoudpakket eigen te maken, dan kan het inderdaad geld besparen. Ik sprak zelf echter ooit een landelijk bekend accountantskantoor waar men zei dat ze deze variant liever niet aanboden: het corrigeren van fouten kostte hen teveel tijd…

8. Maak verkoopfacturen direct aan binnen de administratie

Een goede accountant denkt met je mee over hoe de diverse financiële processen zo eenvoudig en efficiënt mogelijk ingericht kunnen worden. Als dat betekent dat binnen het boekhoudpakket factureren daarbij helpt: mooi. Een alternatief kan zijn om een (online) facturatiepakket te gebruiken dat een goede koppeling heeft met de online boekhouding. Op cloudtools.nl worden er meerdere besproken.

9. Verstuur belastingaangiftes direct vanuit de administratie

In een ideale setting is dit inderdaad het geval. Alles kan met een druk op de knop, tegenwoordig. De realiteit is echter weerbarstiger. De boel moet namelijk wel bij zijn. Heeft iedereen alles gedaan en is alle informatie beschikbaar? Zie ook punt 3.

10. Probeer vaste (maandelijkse) prijsafspraken te maken en vraag om transparantie omtrent de geleverde diensten door de accountant

Met dit punt ben ik het eens, maar informeer bij een prijsopgave ook wat het kost als je gaat groeien. Wat nu goedkoop lijkt, kan later duur uitpakken. Ook hierbij geldt: de accountant mag verondersteld worden transparant te zijn over de geleverde diensten en wat daarvoor gedaan moet worden.

Ik ben blij met deze bijdrage op cloudtools. De gegeven tips zouden accountants aan het denken moeten zetten. De bal ligt op dit moment ook echt bij hen: maak duidelijk wat je kunt betekenen voor je cliënten en wacht niet tot zij daarnaar gaan vragen. Gebruik de tools die inmiddels ruimschoots voorhanden zijn optimaal. Biedt je cliënten gemak én eenvoud tegen een aanvaardbare prijs en lever tegelijkertijd meer waarde door gedegen advies over bedrijfsvoering en strategische vraagstukken. Dát waarmaken is een mooie ambitie voor 2011, lijkt mij. En de jaren daarna.